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Réseau Compétences et Développement

Détail de l'offre

Responsable administratif(ve) (H/F)

PARIS - LA DEFENSE

IDRAC Business School

Le campus de Paris La défense regroupe deux marques IDRAC Business School et SUP de COM.

Vous assurez la gestion administrative et logistique quotidienne de la direction, notamment autour des 4 axes suivants :

  • Secrétariat administratif

    • Traiter le courrier de la direction et les courriels (réception, réponse, transmission)

    • Gérer le ou les agenda(s) du Directeur

    • Archiver et classer les documents, les dossiers… (Papier et électronique) ;

    • Mise à jour le répertoire interne ; trombinoscope et organigramme;

    • Gérer les déplacements de la direction et des autres départements/services de l’établissement ;

    • Planifier/organiser et préparer les réunions de la direction

       

  • Missions de Ressources Humaines

    • Être l’interlocuteur privilégié des collaborateurs de l’établissement

    • Affilier les salariés à la mutuelle et à la prévoyance (envoi des bulletins d’affiliation) ;

    • Suivre les demandes et prises de congés et absences

    • Gérer le suivi des visites médicales ;

    • Gérer l’attribution des tickets restaurants ;

    • Rédiger les contrats de travail des enseignants occasionnels/intervenants ;

    • Créer les enseignants dans notre outils informatique

    • Etablir les déclarations préalables à l’embauche des enseignants occasionnels/intervenants ;

    • Transmettre les éléments variables de paie mensuellement : salariés permanents et occasionnels ;

  • Facturation

    • Assurer la facturation clients du début jusqu’à la fin du cycle facturation ;

    • Effectuer, pour le périmètre attribué, le recouvrement, amiable ou judiciaire, des créances en vue de réduire les encours clients et d’optimiser la trésorerie de l’entreprise

       

  • Recouvrement

    • Recouvrer les créances dans le respect de la procédure interne de recouvrement :

    • Identifier les litiges commerciaux à partir du fichier de suivi clients/base de données les entreprises ou les personnes qui ont des retards de paiements

       

Vous coordonnez l’activité des équipes administratives de l’établissement et facilitez la circulation d’information entre les différents services de l’établissement et avec tous les services supports transverses (entretiens des locaux, sécurité, gardiennage, vie du campus, base documentaire...).


Vous avez un Bac +2 en administration et gestion du personnel avec 3 à 5 ans dans un poste similaire

On vous reconnait les compétences et les qualités suivantes :

  • Connaissance de la législation du travail

  • Maitrise de l'outl burautique

  • Capacité à gérer les priorités et à s’adapter à des variations du rythme de travail

  • Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse

  • Rigueur, organisation, autonomie dans la mise en œuvre des tâches prescrites, ponctualité

  • Sens du service et des responsabilités

  • Discrétion

Ce poste est à pourvoir en CDI temps plein

Statut technicien avec 6 semaines de congés payés, tickets restaurant et mutuelle familiale

Référence: RA-Paris
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