Au sein du campus de Montpellier, vous aurez en charge les missions suivantes :

Accueillir, renseigner et orienter le public : 

• Accueillir les personnes et identifier leur demande ;
• Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages ;
• Appliquer les consignes de gestion des messages (annoncer l’interlocuteur, identifier la destination selon la question…) ; 
• Renseigner les clients et visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages ;
• Contrôler l’accès des personnes au sein de l’établissement, du site, des locaux et tenir les registres d’accueil.

Assurer la gestion du standard, du courrier et de la logistique interne : 

• Mettre à jour le listing téléphonique ou répertoire interne ;
• Actualiser l’affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs ;
• Assurer la distribution et l’envoi du courrier ;
• Assurer la gestion des reprographies pour les intervenants ;
• Faire des courses pour l’Ecole lors des événements ;
• Gérer les achats de fournitures de bureaux.

Missions complémentaires : 

• Assurer le traitement des absences des apprenants (enregistrement et information aux parties prenantes) ;
• Contrôler la saisie des résultats aux examens dans nos logiciels internes ;
• Déposer des contenus numériques sur les plateformes ;
• Préparer les réunions pédagogiques, convocation des participants et aide à la préparation du support, formaliser les comptes rendus de réunion  ;
• Aider à l’organisation des évènements pédagogiques (séminaire rentrée, RDD) ;
• Préparer les rentrées des classes (Envoi convocation, récupération photo étudiant, enregistrement serveur + logiciel, édition carte étudiante, divers docs administratifs,) ;
• Contrôler la complétude des enquêtes ;
• Vérifier la tenue des pièces des dossiers intervenants.