Accueil recrutement IDRAC

Réseau Compétences et développement

Détail de l'offre

ASSISTANT(E) POLYVALENT(E) (H/F)

Bordeaux

IDRAC

Ecole de Commerce IDRAC Business School à Amiens, Bordeaux, Grenoble, Lyon, Montpellier, Nantes, Nice, Paris et Toulouse

Finalité du poste :

Assurer l’administration des activités du service commercial service relations entreprises).Travailler en synergie et en appui administratif de l’ensemble des collaborateurs du service commercial (service relations entreprises).

Assurer le placement des inscrits en alternance dans une entreprise

Accompagner les apprenants vers la réussite depuis leur recrutement jusqu’à l’obtention du diplôme ;

Organiser et coordonner les programmes qui lui sont confiés, définis au niveau national, dont il est responsable de la bonne orchestration annuelle.

Missions :

Assistanat pour le service commercial

Service admissions jeunes

  • Assurer la gestion des messages électroniques (pour le commercial)
  • Renseigner le CRM suite aux entrées de masse (salon, JPO) (coordonnées des prospects) ;
  • Répondre aux demandes d’informations issues du site web ;
  • Participer à l’organisation des événements (salons/JPO) ;
  • Faire visiter le Campus, lors des JPO ;
  • Relancer les prospects pour confirmation de leur présence au concours ;
  • Gérer l’administratif des concours (convocation/courrier d’admission).
  • Assurer l’accueil des étudiants, jurys et surveillants ;
  • Collecter les documents administratifs auprès des étudiants, saisir et mettre à jour (sur Wiinscription) le dossier administratif des étudiants ;
  • Suivre les contrats de vente.

Service relations entreprises

  • Saisie en masse du fichier entreprises (WIGOR entreprises);
  • Assurer l’administration des conventions de stages
  • Assurer le montage des contrats en alternance (saisie, édition des documents et transmission au Chargé de relation entreprises) ;
  • Préparation d’événements pour le service ;

Assistanat pour le service pédagogie

  • Contrôler les absences des étudiants dans l’entreprise
  • En lien avec le coordinateur/responsable pédagogique, suivre et contrôler la conformité administrative et financière (contrôle des heures facturées et des heures réellement effectuées) des actions de formation (Contrat Pro, Contrat apprentissage, initiaux, certificats de scolarité…)
  • Valider quotidiennement les feuilles d’émargement pour que les CRA puissent être générés ;
  • Générer les attestations OPCA en respectant les délais ;
  • Prendre en charge le suivi complet de dossiers d’inscription : saisir l’inscription définitive d’un étudiant, inscription à la sécurité sociale,
  • Assurer la transmission des feuilles d’émargement aux enseignants puis les récupérer et saisir sur Igor
  • Recueillir les justificatifs d’absence et de retard
  • Faire signer les attestations de présence
  • Après transmission archiver un ensemble d’éléments
  • Adresser les bulletins de note
  • Faire signer les conventions de stages
  • Archiver le dossier individuel de chaque étudiant
  • Mettre à jour la base de données des surveillants
  • Faire remplir l’enquête annuelle demandée par le Ministère de l’Education National
  • Constituer les dossiers administratifs de demande de bourse auprès du Crous (et bourse d’honneur Idrac)
  • Adresser les diplômes (traduits) quand la demande en est faite
  • Organiser les sessions de TOIEC, en assurer la surveillance
  • Aider à l’organisation des examens

Assistanat comptable

  • Rapprochement facturation/règlements ;
  • Assurer les relances et le suivi des recouvrements;
  • Préparation des dossiers contentieux ;
  • Remettre en banque les règlements en espèces ;
  • Adresser les remises de chèques au service comptabilité ;
  • Assurer le traitement des réinscriptions en lien avec les services compta – finance ;
  • Transmettre les pièces comptables (factures des enseignants indépendants, factures des fournisseurs…) au service comptabilité;
  • Produire et suivre les tableaux de la comptabilité (tableau de suivi des remises de chèques, des échéances…) en vue de pouvoir justifier les comptes pour la clôture de l’exercice;

Assistanat logistique / Services généraux

  • Gérer les réservations de salles ;
  • S’assurer du bon fonctionnement des appareils mis à disposition dans les salles ;
  • Préparer les salles pour les partiels/contrôles continus ;
  • Préparer les photocopies pour les intervenants ;
  • Organiser les déplacements des enseignants
  • Identifier les besoins en fournitures et établir les commandes
  • Contrôler les livraisons ainsi que les factures ;

 


Profil souhaité :

Bac + 2 assistanat ou secrétariat

2 ans dans un poste similaire polyvalent

Compétences et qualités attendues :

Capacité à gérer les priorités et à s’adapter à des variations du rythme de travail

S’approprier de nouveaux contenus et techniques

Faire preuve d’adaptation face aux différents publics et aux diverses situations

Posséder un très bon relationnel

Respecter des processus méthodologiques rigoureux

Se conformer à des procédures administratives ;

Esprit d’équipe

Excellentes qualités humaines et relationnelles

Rigueur, organisation, autonomie dans la mise en œuvre des tâches prescrites, ponctualité

 

Poste à pourvoir en CDI ASAP, 37h avec 6 semaine de congés payés + 10RTT, Tickets restaurants + mutuelle

 

Référence: Ass.poly.bdx