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Réseau Compétences et développement

Détail de l'offre

Assistant(e) pédagogique (H/F)

Bordeaux

IDRAC BUSINESS SCHOOL

Le réseau IDRAC, regroupe 5 marques, l'IDRAC Business School, SUP de COM, l'ESAIL, l'IET et l'IEFT et a une implantation multi campus : Amiens, Bordeaux, Grenoble, Lyon, Montpellier, Nantes, Nice, Paris et Toulouse

Le poste proposé concerne le campus de Bordeaux.

Finalité du poste :

Assister le responsable pédagogique et/ou le directeur pédagogique dans les tâches administratives et logistiques quotidiennes.

Etre l'interface entre les étudiants, les enseignants et le responsable pédagogique et/ou le directeur pédagogique.

Description du poste :

Logistique :

  • S’assurer du respect des chartes graphiques et de la reprographie
  • Assurer l’organisation logistique des cours, partiels, examens et rattrapages (salles, jurys, édition des sujets, etc.)
  • Assurer la réservation du matériel et des outils pédagogiques nécessaires au déroulement des cours
  • Assister le responsable pédagogique pour l’organisation des évènements

Sur le plan relationnel :

  • Accueillir, informer les étudiants, les enseignants, les parents, et les entreprises
  • Résoudre des problématiques diverses.

Gestion administrative des enseignants :

  • Saisir sur Hyperplanning et suivre les évolutions des emplois du temps sur emploi du temps
  • Selon l'organisation des écoles, constituer les dossiers administratifs et RH des enseignants (contrats, autorisations d'enseigner, ... ) et les transmettre aux personnes concernées
  • Saisir dans le module de notre ERP l'ensemble des renseignements relatifs aux enseignants (TI et salariés)
  • Affecter l'intervenant à l'emploi du temps
  • Valider quotidiennement les feuilles d'émargement
  • Contrôler (vérifier les cours / les heures effectuées, et les taux horaires) et extraire les données pour les transmettre au relais paie/RH. Faire valider le tout au responsable et/ou Directeur pédagogique avant envoi
  • Selon les process en place, transmettre les factures des intervenants au service comptabilité après validation.

Gestion administrative des étudiants :

  • Compléter et suivre les dossiers administratifs des étudiants (tout au long de l'année scolaire, réinscriptions des étudiants dans les cycles supérieurs, ... )
  • Assurer la responsabilité de l'édition et de la restitution les feuilles d'émargement, suivre les absences et les transmettre au service comptabilité, et informer les parties prenantes (financeur, tuteur,entreprise)
  • Selon l’organisation de l’école, faire signer les attestations OPCA (les attestations étant générées par les services facturation via ERP)
  • Recueillir les justificatifs d’absences et informer les parties prenantes dans les délais impartis (parents, tuteurs, CFA…)
  • Centraliser la remontée des notes attribuées par les enseignants
  • Saisir les notes dans le module de notre ERP et éditer les bulletins de notes pour les remettre au responsable pédagogique pour préparer les conseils de classe
  • Administrer l’enquête de satisfaction
  • Editer les conventions de stage des étudiants en cycle initial
  • Selon l’organisation de l’école, vérifier le traitement des réinscriptions internes en lien avec les services admissions ou la responsable administrative

E- Campus

  • Mettre en ligne sur e-campus des communications pédagogiques
  • Accompagnement des intervenants dans leur utilisation d’E-Campus

Moodle et Bali

  • Gérer les inscriptions des apprenants aux différents outils des packs pédagogiques
  • Accompagner les intervenants dans la digitalisation de leurs cours

 

Type de contrat : CDI, temps plein 37h hebdomadaires + 10 jours de RTT


Formation et Expérience

  • Formation bac+2 minimum (assistanat ou secrétariat)
  • Expérience 2 ans minimum

Compétences requises

  • Capacité à gérer les priorités et à s'adapter à des variations du rythme de travail,
  • Pratique de l'anglais
  • Travailler en équipe,
  • Bureautique,
  • Forte appétence pour les nouvelles technologies

Qualités requises

  • Excellentes qualités humaines et relationnelles,
  • Disponibilité au quotidien,
  • Adaptabilité pour gérer les imprévus,
  • Rigueur, organisation, autonomie,
  • Capacité à planifier les tâches et à prioriser
  • Diplomatie et fermeté
  • Réactivité, sens des responsabilités
  • Esprit d'équipe
  • Sens du service
Référence: BOD_ASSPEDA