Au sein de l'équipe, vous êtes chargé(e) d'assister le responsable pédagogique dans les tâches administratives et logistiques quotidiennes.

Dans ce cadre, vous êtes l’interface entre les étudiants, les enseignants et le responsable pédagogique.

Vous prenez en charge les missions suivantes :

Logistique :

• Assister le responsable pédagogique pour l’organisation des évènements pédagogiques (temps forts du programme, reunions délégués, conseils de classe, réunions de parents/tuteurs, remise des diplômes, etc…) ;
• Assurer l’organisation logistique des cours, partiels, examens et rattrapages (salles, jurys, édition des sujets, etc.) ;
• Assurer la réservation du matériel et des outils pédagogiques nécessaires au déroulement des cours ;
• S’assurer du respect des chartes graphiques et de la reprographie.

Relationnel :

• Accueillir, informer les étudiants, les enseignants, les parents, et les entreprises ;
• Résoudre des problématiques diverses.

Gestion administrative:

• Planifier, consulter et mettre à jour les évolutions des emplois du temps sur les logiciels (EDT Hyperplanning) ;
• Constituer les dossiers administratifs et RH des enseignants (contrats, autorisations d’enseigner) et les transmettre aux services concernés dans le respect de la démarche qualité ;
• Saisir dans le module Contrat d’IGOR l’ensemble des renseignements relatifs aux enseignants (travailleurs indépendants et salariés) ;
• Affecter l’intervenant à l’emploi du temps dans EDT ;
• Valider quotidiennement les feuilles d’émargement ;
• Contrôler (vérifier les cours / les heures effectuées, et les taux horaires) et extraire les CRA pour les transmettre au relais paie/RH. Faire valider le tout au responsable et/ou Directeur pédagogique avant envoi ;
• Selon les process en place, transmettre les factures des intervenants au service comptabilité après validation.

Gestion administrative des étudiants :

• Compléter et suivre les dossiers administratifs des étudiants (tout au long de l’année scolaire, réinscriptions des étudiants dans les cycles supérieurs, …) ;
• Assurer la responsabilité de l’édition et de la restitution des feuilles d’émargement, suivre les absences et les transmettre au service comptabilité, et informer les parties prenantes (financeur, tuteur, entreprise) ;
• Selon l’organisation de l’école, faire signer les attestations OPCA (les attestations étant générées par les services facturation via IGOR) ;
• Recueillir les justificatifs d’absences et informer les parties prenantes dans les délais impartis (parents, tuteurs, CFA…) ;
• Centraliser la remontée des notes attribuées par les enseignants ;
• Saisir les notes et éditer les bulletins de notes pour les remettre au responsable pédagogique pour préparer les conseils de classe ;
• Administrer l’enquête de satisfaction ;
• Editer les conventions de stage des étudiants en cycle initial.

Mettre en ligne des communications pédagogiques et accompagnement des intervenants dans leur utilisation d’E-Campus

Gérer les inscriptions des apprenants aux différents outils des packs pédagogiques et accompagner les intervenants dans la digitalisation de leurs cours